Rozliczanie kasy fiskalnej: jak prowadzić ewidencję i korekty

Kto musi rozliczać sprzedaż na kasie fiskalnej

Ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej nakazuje art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Dotyczy podatników sprzedających osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym — dostawcom produktów rolnych z własnej działalności rolniczej lub świadczącym usługi rolnicze, którzy korzystają ze zwolnienia w VAT. Status podatnika w VAT nie ma znaczenia: podatnicy zwolnieni podmiotowo lub przedmiotowo ewidencjonują osiągnięty obrót w kasie jako obrót zwolniony od podatku. Objęci obowiązkiem muszą też umożliwić konsumentom zapłatę bez gotówki, instrumentem płatniczym, w każdym miejscu wykonywania działalności.

Zwolnienia z obowiązku posiadania kasy obowiązują do 31 grudnia 2027 r. i obejmują trzy kategorie. Zwolnienie podmiotowe dotyczy całej sprzedaży podlegającej ewidencjonowaniu, jeśli obrót ze sprzedaży osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20 tys. zł. Zwolnienie przedmiotowe obejmuje wybrane kategorie towarów lub usług. Odrębna preferencja jest dla podatników rozpoczynających działalność po 31 grudnia 2024 r., którzy przewidują, że udział procentowy sprzedaży zwolnionej z obowiązku ewidencjonowania w całkowitej sprzedaży przekroczy 80% w okresie pierwszych sześciu miesięcy działalności (a gdy okres działalności w danym roku podatkowym jest krótszy — w tym krótszym okresie). Podatnik rozpoczynający sprzedaż w danym roku korzysta ze zwolnienia co do zasady do przekroczenia kwoty obrotów 20 tys. zł.

Zwolnienia nie są bezwarunkowe. Nie obejmują przedsiębiorców sprzedających towary lub usługi objęte obowiązkiem ewidencjonowania — ci muszą ewidencjonować sprzedaż niezależnie od wielkości obrotu. Chodzi m.in. o: gaz płynny, części do silników spalinowych, nadwozia do pojazdów silnikowych, wyroby tytoniowe, napoje alkoholowe, perfumy i wody toaletowe.

Osobna ścieżka dotyczy sprzedaży wysyłkowej z płatnościami bezgotówkowymi. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902), obowiązującym do końca 2027 r., sprzedawca nie musi rejestrować transakcji na kasie, gdy łącznie: prowadzi sprzedaż wysyłkową (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), nie sprzedaje towarów z wykazu wyłączeń zawartego w § 4 rozporządzenia, całość zapłaty trafia na rachunek bankowy, a z ewidencji i dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, jakiej transakcji i na czyją rzecz dotyczy wpłata. Zamiast paragonu wystawia wówczas fakturę na rzecz osoby fizycznej. W sprzedaży wysyłkowej decyduje więc zwolnienie przedmiotowe z załącznika do rozporządzenia, a nie limit 20 tys. zł, który dotyczy zwolnienia podmiotowego.

Zwolnienia z obowiązku ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej

Rodzaje kas fiskalnych i dokumentacja, którą trzeba prowadzić

Są cztery rodzaje kas: on-line, z elektronicznym zapisem kopii, z papierowym zapisem kopii oraz w formie oprogramowania (kasy wirtualne). Kluczowa różnica to sposób zapisu danych, a więc także przechowywanie kopii dokumentów i dostęp do danych przy kontroli czy sporządzaniu korekt. Kasy starszego typu — z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii — są stopniowo wycofywane, dlatego przy wymianie sprzętu w praktyce wybór zawęża się do kasy on-line lub kasy wirtualnej.

Przy zakupie kasy przedsiębiorca powinien otrzymać: instrukcję obsługi kasy, książkę kasy, kartę kasy oraz deklarację o spełnieniu przez kasę wymaganych funkcji, kryteriów i warunków technicznych. Warto przechowywać je razem z dokumentacją podatkową — bez nich trudno wykazać spełnienie wymogów technicznych. Kasę można też wynająć, wydzierżawić lub wziąć w leasing.

Rodzaj kasy wpływa na wystawianie faktur. Zgodnie z § 23 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych kas rejestrujących kasa może wystawiać faktury w postaci papierowej i elektronicznej albo — zgodnie z wyborem użytkownika — wyłącznie w postaci elektronicznej, zawierające dane określone w ustawie o VAT. To ustawienie trzeba ustalić przed rozpoczęciem sprzedaży, bo determinuje obieg dokumentów między kasą, ewidencją VAT i dokumentacją podatnika.

Kasa fiskalna a inne ewidencje podatkowe

Rozpoczęcie ewidencjonowania przy użyciu kasy nie zwalnia z prowadzenia dotychczasowych ewidencji. Czynni podatnicy VAT rozliczający się w deklaracjach miesięcznych JPK_V7M lub kwartalnych JPK_V7K muszą dodatkowo prowadzić rejestry zakupu i sprzedaży VAT. Od 1 października 2020 r. zlikwidowano deklarację VAT-7 oraz plik JPK_VAT — od tego okresu rozliczeniowego podatnicy przesyłają do Ministerstwa Finansów strukturę JPK_V7. Raport z kasy w pliku JPK_V7 należy oznaczać „RO”.

Dla podatku dochodowego podatnicy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów albo ewidencję przychodów. Kasa fiskalna nie zmienia tych obowiązków ewidencyjnych — dane z kasy trzeba powiązać z zapisami w księdze lub ewidencji przychodów. Obrót wykazany w raporcie fiskalnym jest kwotą dla celów VAT i nie jest automatycznie tożsamy z przychodem dla celów PIT, który może być rozpoznany w innym momencie niż sama sprzedaż.

Przy zwolnieniu podmiotowym lub przedmiotowym w VAT podatnik nie wychodzi poza system kas — ewidencjonuje obrót jako zwolniony od podatku. Raporty z kasy zasilają więc JPK_V7 z oznaczeniem „RO”, a przy zwolnieniu z VAT wykazywany obrót nie generuje kwoty podatku należnego. Uzgodnienie danych z kasy z rozliczeniem VAT i podatku dochodowego polega na porównaniu trzech źródeł: raportów fiskalnych, rejestrów VAT/JPK_V7 oraz księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów.

Paragon, faktura do paragonu i KSeF w rozliczeniu kasy

Gdy sprzedaż następuje na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, podstawowym dokumentem jest paragon z kasy (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Nabywca prywatny może jednak zażądać faktury — uprawnienie daje art. 106b ust. 3 ustawy o VAT. Warunek: żądanie w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę albo otrzymano całość lub część zapłaty. Wystawienie faktury na żądanie kupującego jest obowiązkiem, a nie dobrą wolą sprzedawcy.

Jeżeli faktura dotyczy sprzedaży zewidencjonowanej przy użyciu kasy rejestrującej, zgodnie z art. 106h ustawy o VAT do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny w postaci papierowej albo pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej. Wyjątkiem jest faktura uproszczona w postaci paragonu, czyli gdy sprzedawca umieści w treści paragonu NIP nabywcy, a wartość transakcji nie przekroczy 450 zł lub 100 euro — wtedy wystawia się wyłącznie paragon. Obowiązek dołączania paragonu lub pozostawiania numerów nie dotyczy także sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawioną przy użyciu kasy, gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 r. KSeF obejmuje etapami wszystkich przedsiębiorców oraz wszystkich wystawiających faktury w Polsce. e-Faktura to zgodny z wzorem plik XML przesłany do KSeF, któremu nadano unikalny numer; jest tam archiwizowana przez 10 lat, nie wysyła się jej mailem i nie drukuje poza ustawowymi wyjątkami. Z systemu można korzystać przez zintegrowane programy finansowo-księgowe (integracja przez API), bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów — Aplikację Podatnika KSeF i Aplikację Mobilną KSeF — a także przez e-mikrofirmę dostępną w e-Urzędzie Skarbowym.

Podatnicy mogą wystawiać faktury przy użyciu kas rejestrujących tylko do 31 grudnia 2026 r., a od 1 stycznia 2027 roku następuje całkowite odejście od możliwości wystawiania faktur przy użyciu kas fiskalnych. Oznacza to, że obieg dokumentów oparty na fakturach z kasy trzeba zastąpić wystawianiem faktur ustrukturyzowanych w KSeF w zakresie, w jakim KSeF obejmuje obowiązek — dotyczy to przede wszystkim faktur dla podatników VAT (B2B) zgodnie z harmonogramem; faktury dla konsumentów (B2C) pozostają w KSeF dobrowolne.

Kroki przy wystawianiu faktury do paragonu

Przebieg zmian w obowiązku wystawiania faktur przez kase fiskalną

Dane kluczowe dotyczące kasy fiskalnej i KSeF

Korekty dokumentacji z kasy a uzgodnienie ewidencji

Korekty związane z kasą fiskalną — błędny paragon, jego anulowanie, zwrot towaru lub udzielony rabat — wpływają na raport dobowy i na uzgodnienie danych z JPK_V7 oraz z księgą przychodów i rozchodów (lub ewidencją przychodów). Sposób ich ujęcia zależy od modelu kasy i jej funkcji, dlatego dokumentacja kasy oraz książka kasy powinny pozwalać odtworzyć, jaka transakcja została skorygowana i w jakim okresie.

Jednym z przypadków korekty dokumentacji jest żądanie faktury do paragonu. Sprzedawca wystawia fakturę i zabezpiecza powiązanie z paragonem zgodnie z zasadami opisanymi wyżej. W praktyce warto prowadzić zestawienie: data paragonu — numer dokumentu — numer unikatowy kasy — numer faktury, bo to ono pozwala odtworzyć powiązanie przy kontroli.

Kolejny przypadek to paragon z NIP nabywcy traktowany jako faktura uproszczona — gdy spełnia warunki opisane wyżej. Wówczas wystawia się wyłącznie paragon i nie dochodzi do dodatkowego dokumentowania sprzedaży fakturą. Przekroczenie właściwego progu oznacza konieczność zastosowania zwykłej ścieżki faktury do paragonu, z zachowaniem paragonu lub numerów dokumentu w dokumentacji.

Osobna sytuacja to sprzedaż prowadzona bez kasy i utrata prawa do zwolnienia po przekroczeniu limitu obrotu. Zwolnienie podmiotowe przysługuje co do zasady do przekroczenia kwoty obrotów w wysokości 20 tys. zł; po jego utracie sprzedaż podlega ewidencjonowaniu na kasie. W ewidencji trzeba zatem rozdzielić okres przed i po rozpoczęciu ewidencjonowania, aby raporty fiskalne nie dublowały sprzedaży już ujętej w innych zapisach.

Odrębny typ korekty wiąże się z KSeF. Po wygaśnięciu możliwości wystawiania faktur przy użyciu kasy rejestrującej (terminy opisane wyżej) faktury — w tym faktury do paragonów dla podatników VAT — trzeba wystawiać w KSeF jako pliki XML z unikalnym numerem i archiwizować w systemie, z uwzględnieniem zakresu obowiązku KSeF opisanego wyżej. Punktem wyjścia porządkowania dokumentacji jest więc ustalenie, które ścieżki sprzedaży kończą się w kasie (paragon), a które wymagają faktury w KSeF, i zapewnienie, że paragon, faktura oraz zapisy w JPK_V7 i w księdze przychodów i rozchodów (lub ewidencji przychodów) opisują tę samą transakcję tą samą kwotą.

Punkty do sprawdzenia przy rozliczeniu kasy fiskalnej